Intronisé au 1er janvier 2015 par la loi ALUR, « l’accès en ligne aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble » a dû attendre la loi ELAN pour connaître la liste minimale des éléments à faire figurer sur cet espace sécurisé au plus tard le 1er juillet 2020.
L’article 205 a en effet promis la publication d’un décret, qui est intervenue le 23 mai dernier (n° 2019-502). Il apporte les éclaircissements que les syndics et les copropriétaires espéraient. C’est ainsi que la loi ELAN impose la segmentation de l’extranet de la copropriété en trois parties :
un espace pour l’ensemble des copropriétaires ;
un espace individuel pour chaque copropriétaire ;
un espace dédié au conseil syndical.
Les documents dématérialisés communs à l’ensemble des copropriétaires sont :
le règlement de copropriété et l’état descriptif de division de l’immeuble ;
la fiche synthétique de la copropriété ;
le carnet d’entretien de l’immeuble et les diagnostics des parties communes ;
les contrats et marchés en cours (assurance, entretien et maintenance, travaux et devis approuvés, contrat de syndic, etc.) ;
les procès verbaux des trois dernières assemblées générales des copropriétaires.
Chaque copropriétaire doit avoir accès dans un espace personnel à :
ses charges courantes payées lors des deux derniers exercices ;
ses avis d’appel de fonds des trois dernières années ;
sa part individuelle des comptes du syndicat approuvés en AG ;
sa part du fonds de travaux.
Et enfin, le conseil syndical doit pouvoir consulter :
les comptes du syndicat des copropriétaires et les relevés de ses comptes bancaires ;
la liste de l’ensemble des copropriétaires ;
les documents obligatoires du syndic (carte professionnelle, attestations d’assurance RC et de garantie financière) ;
les éventuels documents liés à des procédures judiciaires en cours.